Case Study: Usprawnienie Zarządzania Danymi Osób w Systemie CRM

Tło i wyzwania:

W firmie, która korzysta ze systemu CRM, pojawił się poważny problem związany z zarządzaniem danymi osób fizycznych. Często ta sama osoba, w trakcie swojej kariery, angażowała się w działalność wielu firm równocześnie lub zmieniała pracę. Tworzenie wielu zapisów tej samej osoby powodowało nie tylko utratę ciągłości informacji, ale także spowodowało zamieszanie w dostępnych danych, co prowadziło do:

• Narzędziami pracy niewłaściwych lub rozdrobnionych kontaktów.
• Trudności w śledzeniu historii współpracy z jednym klientem.
• Zmniejszenia efektywności sprzedaży oraz jakości obsługi klienta z powodu braku pełnych i dokładnych informacji.

Cel projektu:

Umożliwienie skutecznego zarządzania danymi osób fizycznych w systemie CRM, aby zapewnić integralność danych, ciągłość historii klienta oraz ułatwić zarządzanie różnymi funkcjami przypisanymi do tej samej osoby.

Rozwiązanie:

1. Stworzenie unikalnego rekordu osoby fizycznej:

1. W systemie CRM stworzono dedykowany rekord „osoby fizycznej”, który obejmował unikalne dane, takie jak numer NIP, prywatny numer telefonu, adres e-mail oraz miejsce zamieszkania.
2. Taki system pozwolił na przechowywanie pełnych i aktualnych informacji o danej osobie w jednym miejscu, co ułatwiało dostęp do danych.
3. Utworzenie oddzielnej tabeli dla funkcji powiązanych z osobą fizyczną:

2. W CRM wprowadzono oddzielną tabelę, która przechowuje wiele funkcji, jakie konkretna osoba może pełnić w różnych organizacjach jednocześnie.
3. Dzięki temu możliwe było przypisywanie różnorodnych ról, co umożliwiło lepsze zarządzanie i wgląd w pełną historię współpracy.
4. Wiązanie obiektów z osobą fizyczną:

3. Aktywnie powiązane były różne obiekty w systemie, takie jak leady, oferty, zamówienia oraz umowy z konkretnymi funkcjami danej osoby.
4. Dzięki temu wszystkie istotne informacje związane z osobą fizyczną były zebrane w jednym miejscu, co ułatwiło ich przetwarzanie i analizę.
5. Automatyczne wiązanie nowych osób z istniejącymi:

4. W systemie wdrożono zdefiniowane algorytmy, które automatycznie wiążą nowe zapisy osób z już istniejącymi, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
5. W przypadku braku jednoznacznych danych, system przewidział opcję przyporządkowania danej osoby do ręcznej decyzji operatora, aby zapewnić dokładność danych.

Wyniki i korzyści:

• Zwiększona integralność danych: Nowy system umożliwił eliminację zduplikowanych rekordów, co poprawiło jakość danych i ich spójność.
• Lepsza historia klienta: Możliwość przechowywania pełnych informacji dotyczących danej osoby fizycznej ułatwiła ich analizę oraz śledzenie historii współpracy.
• Efektywność operacyjna: Pracownicy zyskali lepszy wgląd w dane, co pozwoliło na szybsze podejmowanie decyzji i zwiększenie efektywności działań sprzedażowych.
• Mniejsza liczba błędów: Automatyzacja procesu wiązania danych zredukowała ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem i zarządzaniem informacjami.
• Lepsza obsługa klienta: Dostęp do pełnych i aktualnych informacji o klientach prowadził do bardziej spersonalizowanej i skutecznej obsługi.

Podsumowanie:

Wdrożenie systemu zarządzania danymi osób fizycznych w CRM przyniosło istotne korzyści dla całej organizacji. Dzięki usprawnieniu procesu przechowywania i wiązania informacji, firma zyskała lepszy wgląd w historię współpracy z klientami, eliminując jednocześnie problemy związane z duplikowaniem danych.