Do niedawna zdobywanie informacji o aktywności i wydajności zespołów wiązało się z nieustannym zadawaniem bezpośrednich pytań, bądź co gorsza z ciągłą obserwacją. Ta druga metoda nie jest lubiana wśród pracowników z prostego powodu, nikt nie lubi stałej inwigilacji. Czuć nieustannie oddech pracodawcy na plecach to żaden komfort! Wręcz przeciwnie – to poczucie, że coś jest nie tak i być może pracownik wskakuje na czarną listę, której finał zwykle kończy się utratą pracy. Może to prowadzić do stresujących sytuacji odbijających się na wydajności pracy zespołów.
Powyższe spekulacje dają pewien obraz sytuacji w wielu firmach. Dobrze poinformowany pracodawca, równa się nieustanny bezpośredni kontakt z pracownikami, co nie zawsze przynosi współmierne efekty. Poznanie postępów prac nad projektami albo uzyskanie liczby odbytych spotkań u klientów w konkretnym dniu przez danego handlowca staje się męczące i czasochłonne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Obie strony zamiast zajmować się konkretnymi działaniami, składają nieustannie raporty ze swojej pracy lub o nie dopytują. Przygotowanie kilkunastostronicowych tabelek, niekończących się wykresów i prezentacji pochłania cenne godziny pracy handlowców, którzy w tym czasie mogliby pozyskiwać nowych klientów i generować zyski firmy. Czy przełożony ma zawsze czas, aby przejrzeć te wszystkie dokumenty i wyciągnąć stosowne wnioski? Czy tak duża ilość danych może tworzyć spójną całość pozwalającą na szybką analizę i podejmowanie strategicznych decyzji? Najczęściej nie. Nawet jeśli oddeleguje tę pracę komuś innemu to nie wyeliminuje to czasu, który nadal trzeba na nią poświęcić.
Z pomocą pracodawcy i pracownikowi przychodzi system CRM, który pozwala zaoszczędzić im czas. Pracownik, nie będzie musiał godzinami siedzieć nad zestawieniem efektów swojej pracy, a pracodawca nieustannie obserwać pracownika i stale wypytywać go o zakończone etapy konkretnych działań. Kiedy przełożony tylko tego zapragnie, może otworzyć projekt, w który zaangażowana jest dana osoba i przekonać się na jakim jest teraz etapie. Dodatkowo CRM zliczy czas poświęcony przez pracownika i wyświetli go w czytelnym raporcie przygotowanym za pomocą paru kliknięć. Właśnie dlatego CRM jest niezastąpiony, kiedy raport potrzebny jest na „wczoraj”.
