Tło i wyzwania:
Firma produkcyjna sprzedająca do sieci klientów biznesowych (dystrybutorów i stałych odbiorców) nie miała żadnego kanału samoobsługowego. Każdy klient miał indywidualnie wynegocjowany cennik i rabaty, więc nie dało się po prostu opublikować jednego cennika na stronie. W efekcie, żeby sprawdzić cenę, dostępność produktu czy złożyć zamówienie, klient musiał zadzwonić lub napisać do handlowca, a ten ręcznie przepisywał zamówienie do systemu ERP. Powodowało to:
- Dużą liczbę rutynowych pytań o ceny i stany magazynowe obciążających handlowców.
- Opóźnienia między złożeniem zamówienia a jego wprowadzeniem do systemu.
- Ryzyko pomyłek przy ręcznym przepisywaniu zamówień.
- Brak samodzielnego wglądu klienta w historię współpracy i status zamówień.
Cel projektu:
Zbudować portal B2B połączony z systemem ERP, w którym zalogowany klient widzi własne ceny i dostępność produktów w czasie rzeczywistym oraz może samodzielnie złożyć zamówienie, bez angażowania handlowca do obsługi rutynowych zapytań.
Rozwiązanie:
- Integracja z systemem ERP: portal pobiera ceny, rabaty i stany magazynowe bezpośrednio z ERP, więc dane są zawsze aktualne i nie wymagają ręcznego eksportu cenników.
- Cennik i dostępność per klient: po zalogowaniu klient widzi wyłącznie własne, wynegocjowane ceny i rabaty oraz bieżącą dostępność produktów.
- Struktura organizacyjna klienta: konta odwzorowują strukturę klienta (oddziały, osoby uprawnione do składania zamówień), więc dostęp do zamówień i historii jest zgodny z rolą w organizacji.
- Składanie zamówień online: klient przegląda katalog, dodaje produkty do koszyka i składa zamówienie, które trafia bezpośrednio do ERP, bez ręcznego przepisywania.
- Panel handlowca: handlowiec widzi zamówienia swoich klientów i wspiera ich w razie potrzeby, zamiast ręcznie je przyjmować.
- Bezpieczeństwo dostępu: osobne logowanie dla każdego klienta, dostęp ograniczony wyłącznie do własnych danych i cen.
Wyniki i korzyści:
- Mniej rutynowych zapytań: klient sam sprawdza ceny i dostępność po zalogowaniu, zamiast dzwonić do handlowca.
- Szybsza realizacja zamówień: zamówienia trafiają do ERP automatycznie, bez ręcznego przepisywania i związanych z tym pomyłek.
- Więcej czasu na sprzedaż: handlowiec odciążony z pytań administracyjnych może skupić się na rozmowach handlowych.
- Pełna przejrzystość dla klienta: stały wgląd we własny cennik, dostępność i historię zamówień.
Podsumowanie:
Portal B2B połączony z ERP dał klientom samoobsługowy dostęp do cen i dostępności, a handlowcowi zdjął z głowy pytania, na które system odpowiada szybciej.
