Case Study: Usprawnienie Zarządzania Danymi Osób w Systemie CRM
Tło i wyzwania:
W firmie, która korzysta ze systemu CRM, pojawił się poważny problem związany z zarządzaniem danymi osób fizycznych. Często ta sama osoba, w trakcie swojej kariery, angażowała się w działalność wielu firm równocześnie lub zmieniała pracę. Tworzenie wielu zapisów tej samej osoby powodowało nie tylko utratę ciągłości informacji, ale także spowodowało zamieszanie w dostępnych danych, co prowadziło do:
- Narzędziami pracy niewłaściwych lub rozdrobnionych kontaktów.
- Trudności w śledzeniu historii współpracy z jednym klientem.
- Zmniejszenia efektywności sprzedaży oraz jakości obsługi klienta z powodu braku pełnych i dokładnych informacji.
Cel projektu:
Umożliwienie skutecznego zarządzania danymi osób fizycznych w systemie CRM, aby zapewnić integralność danych, ciągłość historii klienta oraz ułatwić zarządzanie różnymi funkcjami przypisanymi do tej samej osoby.
Rozwiązanie:
- Stworzenie unikalnego rekordu osoby fizycznej:
- W systemie CRM stworzono dedykowany rekord „osoby fizycznej”, który obejmował unikalne dane, takie jak numer NIP, prywatny numer telefonu, adres e-mail oraz miejsce zamieszkania.
- Taki system pozwolił na przechowywanie pełnych i aktualnych informacji o danej osobie w jednym miejscu, co ułatwiało dostęp do danych.
- Utworzenie oddzielnej tabeli dla funkcji powiązanych z osobą fizyczną:
- W CRM wprowadzono oddzielną tabelę, która przechowuje wiele funkcji, jakie konkretna osoba może pełnić w różnych organizacjach jednocześnie.
- Dzięki temu możliwe było przypisywanie różnorodnych ról, co umożliwiło lepsze zarządzanie i wgląd w pełną historię współpracy.
- Wiązanie obiektów z osobą fizyczną:
- Aktywnie powiązane były różne obiekty w systemie, takie jak leady, oferty, zamówienia oraz umowy z konkretnymi funkcjami danej osoby.
- Dzięki temu wszystkie istotne informacje związane z osobą fizyczną były zebrane w jednym miejscu, co ułatwiło ich przetwarzanie i analizę.
- Automatyczne wiązanie nowych osób z istniejącymi:
- W systemie wdrożono zdefiniowane algorytmy, które automatycznie wiążą nowe zapisy osób z już istniejącymi, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
- W przypadku braku jednoznacznych danych, system przewidział opcję przyporządkowania danej osoby do ręcznej decyzji operatora, aby zapewnić dokładność danych.
Wyniki i korzyści:
- Zwiększona integralność danych: Nowy system umożliwił eliminację zduplikowanych rekordów, co poprawiło jakość danych i ich spójność.
- Lepsza historia klienta: Możliwość przechowywania pełnych informacji dotyczących danej osoby fizycznej ułatwiła ich analizę oraz śledzenie historii współpracy.
- Efektywność operacyjna: Pracownicy zyskali lepszy wgląd w dane, co pozwoliło na szybsze podejmowanie decyzji i zwiększenie efektywności działań sprzedażowych.
- Mniejsza liczba błędów: Automatyzacja procesu wiązania danych zredukowała ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem i zarządzaniem informacjami.
- Lepsza obsługa klienta: Dostęp do pełnych i aktualnych informacji o klientach prowadził do bardziej spersonalizowanej i skutecznej obsługi.
Podsumowanie:
Wdrożenie systemu zarządzania danymi osób fizycznych w CRM przyniosło istotne korzyści dla całej organizacji. Dzięki usprawnieniu procesu przechowywania i wiązania informacji, firma zyskała lepszy wgląd w historię współpracy z klientami, eliminując jednocześnie problemy związane z duplikowaniem danych.
